Data Governance

In mei 2023 kwamen meer dan 23.000 documenten van Tesla op straat te liggen. Deze documenten bevatten persoonlijke gegevens van meer dan 75.000 personen, waardoor Tesla een boete riskeerde van €3,3 miljard. Bovendien brachten deze documenten bedrijfsgeheimen van Tesla naar buiten. Hoe dit kon gebeuren? Twee oud werknemers van Tesla bleken nog toegang te hebben tot de omgeving waar Tesla deze documenten had opgeslagen. Zij hadden de documenten ‘gestolen’ en gedeeld met de media.

Dit is slechts één van de vele voorbeelden hoe een slecht (of geen) data governance leidde tot grote negatieve gevolgen voor een bedrijf. Zo ging een ruimtevaartuig ter waarde van 327 miljoen dollar van de NASA in vlammen op toen het bij Mars aankwam. Dit kwam doordat de sensoren op het vaartuig maten in het metrieke eenheden, terwijl het monitoring station op aarde alles weergaf in imperiale eenheden.

Beide voorbeelden hadden voorkomen kunnen worden met een goed data governance beleid. Wat data governance dan inhoudt, hoe je deze dure blunders kan voorkomen en hoe wij je daarbij kunnen helpen? Dat leggen we je hieronder uit.

Wat is data governance?

Data governance is een overkoepelende term voor alle afspraken, processen en verantwoordelijkheden rondom het beheer van data binnen een organisatie. Net als je regels en afspraken nodig hebt om je bedrijfsprocessen zo goed mogelijk te laten verlopen, heb je dit ook nodig voor je data. Een goed data governance beleid zal ervoor zorgen dat je data betrouwbaar, veilig, goed georganiseerd en bruikbaar is en blijft.

In de praktijk houdt data governance in dat je een beleid maakt waarin je beschrijft welke technologieën je wil gebruiken, welke processen je in wil richten voor je data, wie de stakeholders zijn en welke verantwoordelijkheden en toegang zij hebben. De toepassing van een strak beleid met deze elementen zal je onoverzichtelijke data landschap omtoveren tot een waardecreërend asset. Hiermee voorkom je beslissingen op basis van foute data, fouten in de rapportages of schending van privacyregels.

Hoe wordt data governance geïmplementeerd?

Om van dat ongeorganiseerde data landschap tot een geoliede data machine te komen zijn vijf stappen nodig:
Verkenning

Voordat je een beleid op gaat stellen is het belangrijk om te begrijpen met wat voor data je te maken hebt. Daarin draait het om wat voor soort data er beschikbaar is binnen je bedrijf, waar dat staat opgeslagen, in welke vorm het staat opgeslagen en waarvoor je het uiteindelijk wil gaan gebruiken. Ook moet duidelijk worden wat je wil bereiken met je beleid, bijvoorbeeld een betere datakwaliteit of naleving van de privacywetgeving.

1. ClassificatieZodra je beschikbare data in kaart is gebracht, moet het worden verdeeld in verschillende categorieën. Deze categorieën zijn gebaseerd op de waarde en gevoeligheid van de data, kijkend naar de doelen die je hebt gesteld. Zo zijn klantgegevens in verband met privacyregels heel gevoelig, maar kan het zijn dat je rapportages die je uitdraagt minder strenge bescherming nodig hebben.
2. BeleidCreëer een beleid waarin je beschrijft wie toegang heeft tot de data (per categorie). Hoe moet het gebruikt worden en hoe lang het bewaard moet worden? Beschrijf ook welke kwaliteitsnormen je wil handhaven en welke beveiliging er nodig is. Uiteindelijk moet het beleid een duidelijk kader schetsen voor hoe je met je data omgaat in lijn met regelgeving, kwaliteitsnormen en je strategische doelen.
3. RegelsOm je beleid te bewaken en te implementeren in de praktijk moeten er regels opgesteld worden. Deze regels gaan over de manier waarop back-ups gemaakt moeten worden, hoe de verschillende data categorieën versleuteld moeten worden en wie bestanden kan bewerken of inzien. Ook dienen er richtlijnen te zijn voor het bewaken van de data kwaliteit, privacy, definities, etc.
4. ImplementatieEr zijn verschillende tools beschikbaar om data governance een onderdeel te maken van het dagelijkse werk. Afhankelijk van je beleid kan je de benodigde tools selecteren. Zo zijn er verschillende manieren om je data kwaliteit te verbeteren, je data te beveiligen en toegang te beheren. Verder is het belangrijk om de data te labelen om de bron, het format en het gebruik duidelijk te maken. De combinatie van de tools en gelabelde data zorgt voor een goede vindbaarheid, organisatie en beveiliging.

Voor de introductie van data governance is het cruciaal dat medewerkers met verschillende rollen, van managers tot technici, worden meegenomen in het bepalen en implementeren van het beleid. Dit zorgt voor een goed draagvlak en bewustwording binnen de organisatie en helpt het onderwerp levend te houden na implementatie. Zonder deze elementen blijft het bij een papieren beleid.

Wat zijn de grootste uitdagingen bij data governance?

Het creëren van een draagvlak is ook een belangrijke uitdaging binnen data governance. Daarom dient data governance te worden gekoppeld aan de impact op het werk van medewerkers. Bij de NASA had een goed datakwaliteit monitoring systeem de technici bijvoorbeeld geholpen door waarschuwingen te geven over de conversie van metrische naar imperiale eenheden.

Verder kan eigenaarschap ontbreken in de organisatie. Hierdoor voelt niemand zich verantwoordelijk voor de kwaliteit of beschikbaarheid van data waardoor fouten in de systemen sluipen en er geen beslissingen worden genomen over een aanpak. Met duidelijke rollen zoals data owners en data stewards kan dit probleem verholpen worden. Data owners helpen om het beleid en de procedures op te stellen. De data stewards houden zich bezig met het implementeren en monitoren van het beleid.

Als laatst kan een gebrek aan expertise en capaciteit je bedrijf tegenhouden om de data organisatie naar een volwassen niveau te tillen. Zeker bij wat kleinere bedrijven waar data nog geen onderdeel is van de core business kunnen deze competenties missen. In zo’n geval kunnen wij als Blenddata helpen om jouw bedrijf om te toveren tot een geoliede data machine.

Wat kan data governance opleveren voor jouw bedrijf?

Naast het feit dat je je data omtovert tot een waardevolle asset brengt een goed data governance beleid het volgende met zich mee:

• Verbeterde besluitvormingJe beslissingen worden gebaseerd op betrouwbare, consistente en actuele data. De discussie over “welke cijfers nou kloppen” is verleden tijd.
• Geoptimaliseerde operatieIn plaats van tijd kwijt te zijn aan zoeken naar data, oplossen van fouten, of dubbel werk, kan je je focussen op het gebruikmaken van je data.
• Wettelijke complianceDoor goed na te denken over wat je data gebruikt en je beleid daarop te stellen kan je beter voldoen aan privacyregels zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), maar ook aan je auditverplichtingen of sectorregels.
• Hogere klanttevredenheidDoordat je data op orde is, krijgen je klanten correcte informatie en kan je sneller antwoorden op vragen. Verder voorkom je fouten in je rapportages of facturatie.
• Future proof data organisatieMet een georganiseerde data organisatie kun je beter nieuwe systemen of datastromen integreren in je huidige omgeving.
• Verminderde risico’sAangezien het data governance beleid ook over toegangsbeheer en het behouden van data gaat loop je minder risico op een datalek zoals die bij Tesla.

Wij helpen jou bij het verwerken van je gegevens

Met een goed data governance beleid sla je meer dan twee vliegen in één klap. Je voorkomt een data chaos en vormt jouw bedrijf om tot een geoliede data machine waarin betrouwbaarheid, veiligheid, organisatie en bruikbaarheid van je data centraal staan. Oud medewerkers zullen nooit toegang hebben zoals dat bij Tesla het geval was en rekenfouten zullen meteen worden opgemerkt door je data kwaliteit monitoring.
Wij als Blenddata helpen jou met het vertalen van je data naar werkende oplossingen voor jouw business. We creëren een platform waarop je processen soepeler draaien en je organisatie beter presteert. Data governance is een belangrijke pijler die deze platforms omhoog houdt. Ons geautomatiseerde data governance beleid wordt vanaf dag 1 geïmplementeerd, gebruikmakend van de nieuwste technieken. Wil jij optimaal gebruik maken van je data, zonder dat je inlevert op kwaliteit en veiligheid, neem gerust even contact op.